総務のお仕事

　私の会社には毎日１０通くらい郵便が届くのですが、郵便の中身を検めてしかるべき人へお渡しするのも、総務の重要な仕事です。郵便の種類はおおざっぱに分けると、

１、ダイレクトメール
２、契約書・請求書などの営業関係書類
３、取引先からの案内文書（事業所移転・役員変更、年賀状、暑中見舞いなど）
４、定期刊行物（～たより、官報、雑誌）
５、新聞（郵便ではないけど、仕事上のくくりとしてはここ）
６、個人あての親展
７、その他（アンケートのお願いなど）

大体、こんな感じです。

　今回は、これら郵便物を配達員さんから受け取った後の処理を一つずつ見ていこうと思います。といっても、例によって、一般的な方法ではなく、私の自己流ですけどね。

１、「ダイレクトメール」は関係のありそうな部署へ、「こんなのが届いてますけど、必要ですか」と問い合わせて、必要なら渡し、不要なら廃棄します。

２、「契約書・請求書などの営業関係書類」は契約書は営業へ、請求書は経理へ渡すのですが、私の場合、経理も兼務しているので、請求書は経理業務用のトレイへ直行します（笑）

３、「取引先からの案内文書」は関係部署（場合によっては役員へ）回覧し、総務で保管します。保管期限はどれくらいが妥当なのでしょうか。わからないので、私が担当し始めてからはすべて保管されてます（といっても、５年分くらいですが・・・）。

４、「定期刊行物」は回覧先が決まってます。回覧後、誰でも見れるように雑誌を入れるラックにおいてます。これは半年くらいで処分します。ほしい人がいたらあげてます。（自分でもらうときもあります）

５、「新聞」はまず社長室へ届けます。その後誰でも見られるように、休憩室におきます。大体、お昼時間前には休憩室におくようにしてます。お昼時間を逃すと、読む時間がありませんから（汗）。

６、「個人あての親展」はめったにないのですが、届いた場合は開封せずに、本人へ渡します。ちなみに親展でも会社代表者宛のものは開封する場合があります。銀行からの通知に多いのですが、代表者宛であっても経理で使うことがあるからです。しかし、開けていいのか駄目なのか、判断がとてもあいまいなので、たまに間違えて開封してしまうことがあります（汗）

７、「その他」はいま思いつきませんが、いろいろあると思います。例に挙げたアンケート（調査）等がとても多いです。あとは、役所からの通知関係は多いです。通知関係の郵便はファイルして終わりですね。

　一通り分類してコメントしてみましたが、郵便受付で一番大事なのは、「必要な人に届ける」事です。ほとんどの郵便が会社名のみで来ます。担当者の名前まで書かれているのは、営業関係の郵便物だけです。この封筒を誰に渡すべきか、把握するためには普段から他部署の社員とコミュニケーションをとって、誰がどんな仕事をしているのか、よく知っておく必要があります。あいまいに届いたものを正確に渡す、大切なお仕事です。なーんてねｗ。

ではでは。

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